Raus mit den Staubfängern - Akten digitalisieren schafft Platz!

Die durchschnittliche Aufbewahrungsfrist von Akten beträgt 10 Jahre. Für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit bewahren viele Unternehmen ihre Dokumente häufig wesentlich länger auf. Aber: Ein einziger voller Aktenordner wiegt mindestens 4 kg und beansprucht ein Volumen von 7200 cm³. Da kommen schnell viele Tonnen und Kubikmeter an erforderlicher Lagerkapazität zusammen. Zudem sind Hardcopys nicht sehr praktisch. Sie müssen genau wissen, was Sie wo suchen, um an die gewünschte Information zu gelangen. Da kann für eine einfache Recherche auch schnell ein ganzer Arbeitstag erforderlich werden. Ganz anders verhält es sich, wenn Sie Ihre Akten digitalisieren lassen. Hier warten auf Ihr Unternehmen nur Vorteile.

Vorteile von digitalen Akten

Ein einziges Gigabyte Speicherkapazität kann ein Datenvolumen von einer halben Million Schreibmaschinenseiten speichern. Das entspricht einem Volumen von 830 prall gefüllten, großen DIN A4 Ordnern mit je 600 Seiten Inhalt. Eine fingernagelgroße SD-Karte für weit unter 100 Euro kann heute schon 128 Gigabyte Daten speichern. Umgerechnet sind dies über 100.000 Aktenordner - oder praktisch ein wirklich großer Lagerkeller voller alter Dokumente. Sie sehen, welche enorme Platzersparnis Sie durch das Akten digitalisieren erreichen können. Doch diese Technologie kann noch mehr:

• Maschinenlesbarkeit
• Recherche
• Sicherheit und Verfügbarkeit

Akten werden beim Einscannen optional maschinenlesbar. Die Dokumente sehen auf dem Bildschirm zwar noch aus wie das Original. Sie können es aber wie ein PDF behandeln: Copy + Paste von Textbausteinen, Kommentare einfügen oder in beliebigen Formaten ausdrucken - das und mehr ist mit einer digitalen Akte problemlos möglich.
Die größte Stärke von digitalisierten Dokumenten liegt in ihrer Recherchefähigkeit. Was vorher Stunden und Tage dauern konnte, geschieht jetzt mit wenigen Klicks. Durchforsten Sie beliebig große Dokumente nach jedem gewünschten Schlagwort in Sekunden.
Schließlich haben Sie, wenn Sie wollen, ihr ganzes Archiv auf einem Datenträger bei sich. Einmal digitalisiert, können Sie so viele Sicherungskopien anfertigen, wie Sie möchten. Damit geht Ihnen keine Information und kein Dokument mehr verloren.

Akten digitalisieren: Technik

Akten zu digitalisieren ist technisch ein großer Aufwand. Ein Bürokopierer ist mit dem Einscannen von einem ganzen Archiv schnell überfordert. Hinzu kommt noch die Arbeitskraft. Ein Mitarbeiter ist für diese Tätigkeit zu teuer. Bei Hilfskräften wissen Sie nie genau, wie sorgfältig diese arbeiten. Schließlich gibt es auch Dokumente, die nicht unbedingt für jeden Mitarbeiter im Haus verfügbar sein sollen. Vertrauen Sie deshalb uns von documaxx Ihre Unterlagen an. Sie erhalten für das Akten Digitalisieren diese Garantien von uns:

• 100 % Diskretion
• routiniert sorgfältige Ausführung mit interner Qualitätskontrolle
• umfassender Service und Nachbearbeitung
• schnelle, automatisierte und preiswerte Umsetzung

Unsere Hochleistungs-Scanner sind auf das Akten Digitalisieren in beliebiger Menge spezialisiert. Wir erfassen schnell und diskret Ihre Dokumente in gleichbleibender Präzision und Qualität. Mit der optional erhältlichen Texterkennung werden Ihre Akten dynamisch und maschinenlesbar. Wir erstellen die Scans Ihrer Dokumente in Farbe oder in Graustufen. Unsere Maschinen digitalisieren Ihre Akten zum größten Teil vollautomatisch. Das reduziert für Sie Arbeitskosten und Sie erhalten Ihre Dokumente in kürzester Zeit zurück.