Belege digitalisieren und Rechtssicherheit Schaffen

Belege sind naturgemäß besonders sensible Daten. Sie weisen nach, welche Leistung erbracht und welche Bezahlung dafür geleistet wurde. Der Beleg schließt ein Geschäft ab und macht es rechtsgültig. Ohne Beleg wird ein Geschäft hingegen anfechtbar. Deshalb ist es wichtig, Belege so lange wie möglich an einem sicheren Ort zu verwahren. Durch das Belege Digitalisieren kann ein teurer Rechtsstreit im Vorfeld vermieden werden. Unklarheiten lassen sich durch eingescannte Rechnungen, Verträge oder Quittungen schnell beseitigen. Die Hardcopy wird erst benötigt, wenn es "hart auf hart" kommt. Mit einem nachweislich professionell geführten Informationsmanagement wird die Klagebereitschaft des Gegenübers deutlich reduziert. Konsequent durch Digitalisierung verfügbar gehaltene Belege sind ein wirksamer Beitrag dazu.

Belege digitalisieren und Entscheidungen nachvollziehbar halten

Ein Beleg genügt stets einer gewissen Form. Er hat stets folgende Inhalte:

  • Name und Adresse beider Geschäftspartner
  • Art der erbrachten Leistung oder Lieferung
  • Datum der Lieferung und der Rechnungserstellung
  • Bedingungen und Klauseln
  • legalisierende Unterschrift

Jede einzelne dieser Informationen kann zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt sehr schnell relevant werden: Wer hat was wann zu welchen Bedingungen geliefert? Diese Frage sollte auch nach vielen Jahren noch immer beantwortbar bleiben. Durch das Digitalisieren von Belegen wird genau dies erreicht. In Kombination mit einer Texterkennungs-Software wird der digitale Nachweis maschinenlesbar.

Aktenordner

Belege Digitalisieren – profitieren Sie von diesen Vorteilen

Durch das Digitalisieren von Belegen ergeben sich für ein Unternehmen folgende Vorteile:

  • Reduktion des Papiervolumens
  • beliebig große Datenmengen archivierbar
  • beliebig lange Zeiträume nachvollziehbar
  • schneller Zugriff auf jede gewünschte Information
  • hoher Datenschutz

Belege unterliegen wie alle Dokumente in einem Unternehmen einer gewissen Bevorratungsfrist. Rechtsgültig sind zwar nur die Originalbelege. Es muss aber nicht immer gleich ein Rechtsstreit drohen, um einen Beleg hervorzuholen. Die benannte Informationsmenge ist für viele Geschäftsprozesse interessant. Dann ist es gut, wenn man diese Information auf Knopfdruck verfügbar hat, statt sich durch endlose Aktenberge graben zu müssen.

Digitale Belege sorgen für mehr Überblick

Ein einziges Gigabyte kann ca. 800 Aktenordner zu 600 Seiten Inhalt abspeichern. Handelsübliche SD-Karten können schon mit über 100 Gigabyte Speichervolumen aufwarten. Das bedeutet, dass auf die Größe eines Fingernagels das Wissen von 100.000 Aktenordnern passt. Dies zeigt, wie viel Volumen und Lagerraum eingespart werden kann, wenn Sie Ihre Belege digitalisieren. Gleichzeitig zeigt es, dass sowohl für die Menge als auch für die Dauer abzuspeichernder Belege praktisch keine Grenzen mehr existieren. Sie möchten auch in 20, 30 oder 50 Jahren noch jeden einzelnen Geschäftsprozess nachvollziehen können? Belege digitalisieren lassen und dies ist überhaupt kein Problem mehr!

Digitalisierte Daten sind sichere Daten. Mit einer modernen Verschlüsselung sorgen Sie dafür, dass nur Befugte die Informationen auch lesen können. Das können Hardcopys nicht leisten.

Schaubild Akten scannen

Belege digitalisieren lassen vom Profi

Wir von Documaxx sind Spezialisten für das Digitalisieren beliebig großer Aktenmengen. Statt teurer Mitarbeiter an ungeeigneten Bürokopierern mit dieser Aufgabe zu betrauen, kommen Sie besser sofort zu uns. Unser modernes Equipment scannt, digitalisiert und archiviert Ihre Belege im Handumdrehen. Mit den Optionen "Texterkennung" und "Verschlüsselung" erreichen wir für Ihre Daten ein Maximum an Komfort und Sicherheit. Damit Ihre Informationen nach der Aufbewahrungsfrist nicht in falsche Hände geraten können, bieten wir Ihnen auch eine professionelle Aktenvernichtung an. Mit diesem Service sind und bleiben Sie der alleinige Herr über Ihre Akten. Vertrauen Sie unserer Erfahrung und unseren Referenzen. Mit einem Unternehmen wie der Volkswagen AG als Partner können wir unsere Integrität beweisen. Vertrauen Sie deshalb Documaxx und machen Sie Ihre Belege dynamisch, komfortabel und sicher.