Platz schaffen und Informationen sichern mit Akten Scannen

Das Handelsgesetzbuch regelt die Aufbewahrungsfristen für Hardcopys und Original-Akten. Nur sehr wenige Dokumente haben kurze Verweilfristen. Bei den meisten Informationen in Schriftform gilt eine Mindestfrist von 10 Jahren, bis die Originale der Aktenvernichtung zugeführt werden dürfen. Das kann für Unternehmen und Behörden schnell zu einer großen Belastung werden. Die Regalmeter eines Archives wachsen zu Kubikmetern und Tonnen an Raumbedarf an. Ein nachhaltiges Informationsmanagement ist deshalb für jedes erfolgreiche Unternehmen ein Muss.

Es gibt aber einen Weg, mit dem sich die vor Ort gelagerte Aktenmenge deutlich reduzieren lässt: Durch das Akten Scannen verringert sich das Papiervolumen des Archivs schnell auf ein absolutes Minimum. Mit den heute verfügbaren Datenträgern lässt sich ein Archiv mit tausenden Aktenordnern in der Hosentasche mitnehmen. Das gibt einem leistungsstarken Informationsmanagement ganz neue Möglichkeiten.

Wissen bewahren durch Akten scannen

Bevor es die Möglichkeit der Digitalisierung gab, war das Wissen eines Unternehmens auf die verpflichtende Aufbewahrungsdauer einer Akte beschränkt. War die Frist abgelaufen, wurde die Akte vernichtet - und mit ihr die darin enthaltenen Informationen. Die Behörden und Unternehmen hatten sonst kaum eine Chance, den enormen Datenmengen Herr zu werden. Mit der Digitalisierung ergeben sich völlig neue Möglichkeiten:

  • Datenkomprimierung
  • Maschinenlesbarkeit
  • beliebige Archivgrößen
  • Datenschutz
Aktenordner

Komprimierte Informationen durch Akten scannen

Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente schreiben nur vor, dass die Informationen abrufbereit gehalten werden müssen. Wo sich genau die Original-Akten befinden müssen, ist den Unternehmen überlassen. Ein intelligentes Informationsmanagement achtet deshalb auf ein möglichst schnelles Akten scannen und archivieren. Die Original-Akte kann nach dem Digitalisieren anschließend an einem sicheren Ort außerhalb des Unternehmens eingelagert werden. Auch dies ist ein Beitrag zum Datenschutz: Wenn sich die Informationen nicht am Unternehmenssitz befinden, können sie Diebe auch nicht stehlen.

Maschinenlesbare Dokumente durch Akten scannen

Die Maschinenlesbarkeit wird beim Akten scannen durch ein optionales Texterkennungsprogramm erreicht. Das macht die Recherche in Dokumenten besonders komfortabel. Statt sich durch Berge von Papier graben zu müssen, genügt eine einfache Schlagwortsuche, um an die gewünschte Information zu gelangen. Mit maschinenlesbaren Texten lässt sich im Nachgang auch jede beliebige Aufbereitung der Informationen durchführen: Tabellen, Strukturierung oder Präsentationen werden so effektiv unterstützt.

Beliebige Dateigrößen durch Akten scannen

Das Akten Scannen und die heute verfügbaren Speichergrößen ermöglichen die Erstellung von lückenlosen Archiven. Mit diesem Service hat ein Unternehmen nicht mehr nur noch ein Gedächtnis, welches auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Dokumenten begrenzt ist. Vielmehr ist durch das Akten Scannen eine Datenbevorratung möglich, die praktisch alle Vorgänge in beliebiger Dauer speichert. Das macht die Nachvollziehbarkeit von unternehmenshistorischen Entscheidungen und Entwicklungen wesentlich einfacher.

Datenschutz durch Akten scannen

Schließlich ist der Datenschutz bei digitalen Akten besonders effektiv. Die heute verfügbaren Verschlüsselungsmethoden sind kaum noch von Unbefugten zu überwinden. Digitale Akten sind gesicherte Informationen, die wirksam gegen Fremdzugriff geschützt sind.

Schaubild Akten scannen

Wie funktioniert Akten scannen?

Akten scannen ist Vertrauenssache. Es ist jedoch auch ohne das richtige Equipment eine ausgesprochen langwierige Aufgabe. Ein Bürokopierer ist mit der Digitalisierung eines Archivs mit Sicherheit überfordert. Auch sind die dafür benötigten Arbeitskräfte zu teuer. Wir von Documaxx sind ein Scanservice, dem Sie vertrauen können. Unsere modernen und leistungsstarken Anlagen digitalisieren ganze Ordner im Handumdrehen. Vertrauen Sie unserem Service. Mit namhaften Kunden wie der Volkswagen AG haben wir Referenzen, die für unsere Integrität sprechen. Wir arbeiten schnell, effizient und natürlich 100% zuverlässig.

Aktenvernichtung inklusive

Ist die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments abgelaufen, sollten Sie sich auch heute möglichst schnell von der Hardcopy trennen. Wir übernehmen deshalb auf Wunsch die Aktenvernichtung der Original-Unterlagen gleich mit. Durch das vorangehende Akten Scannen gehen Ihnen keine Informationen verloren und sie bewahren das Wissen Ihres Unternehmens, solange Sie es benötigen.