Die Digitale Steuerkanzlei schafft Platz und Ordnung

Die rechtssichere Digitalisierung von Schriftstücken ist ein aufwendiger Prozess. Mit einem professionellen Dienstleister an Ihrer Seite gelingt der Übertrag von Hardcopys auf Flash, Festplatte oder Cloud schnell und zuverlässig. Damit haben Sie die Vorteile eines digitalen Büros verfügbar.

Sie möchten Ihre Papierberge reduzieren, aber scheuen die Arbeitszeit? Dann kommen Sie zu uns. Wir bieten Ihnen erstklassiges Equipment zur effizienten und rechtssicheren Digitalisierung Ihrer Akten. Unsere Geräte schaffen bis zu 40 Seiten pro Minute - das kann ein Bürokopierer nicht leisten. Vertrauen Sie deshalb uns und unserer Erfahrung. Wir digitalisieren Ihre Akten schnell, zuverlässig und diskret.

Vorteile der Digitalisierung Ihrer Akten

Papier ist weniger geduldig, als es heißt. Tatsächlich kann der Zellstoff mit der Zeit vergilben, von Schädlingen befallen werden oder einem Schadensereignis zum Opfer fallen. Gleichgültig ob Brand oder Wasserschaden - die kostbaren Akten sind dann unrettbar verloren.

Die Digitalisierung ist weitaus mehr als der Übertrag vom Hardcopy in eine lesbare Datei. Die digitale Steuerkanzlei bietet Ihnen durch diesen Prozess auch wesentliche Vorteile beim Datenhandling.

Rechnen Sie deshalb mit den folgenden Vorteilen, wenn Sie sich für eine professionelle Digitalisierung Ihrer Akten entschieden haben:

  • Reduktion von Aktenbergen bis zum vollständigen Abbau
  • Freisetzung von Lagerfläche
  • geringere Personalkosten
  • wesentlich schnellerer Zugriff auf jede gewünschte Information
  • maximale Datensicherheit

Wie viele Schränke wollen Sie noch an ungenutzte Aktenordner verschwenden? Mit einer Digitalisierung verschwinden die schweren Staubfänger nicht nur. Die Daten und Dateien werden auch perfekt organisiert. Automatisch erstellte Inhaltsverzeichnisse, Schlagwortsuche oder das einfache "Strg + F" werden mit einer ordentlich digitalisierten Datei möglich. Versuchen Sie das mit einem Aktenschrank!

Hardcopys kann jeder einsehen, der einen Schlüssel zum Archiv hat. Aber soll das auch jeder können? Mit der Digitalisierung können Sie perfekt organisieren, wer welche Informationen bekommen darf - und welche nicht. Das ist ein wichtiger Beitrag zur Datensicherheit in Ihrem Unternehmen.

Ablauf einer Digitalisierung durch die Digitale Steuerkanzlei

Wir bieten Ihnen für die Digitalisierung Ihrer Akten Equipment auf dem neuesten Stand der Technik an. Mit hocheffizienten Geräten geschieht die Übertragung von Hardcopys zu maschinenlesbaren Dateien in Sekundenbruchteilen. Bei diesem Prozess können Sie aus einer Vielzahl an Optionen wählen:

  • Automatisierte Texterfassung (OCR)
  • Dateistrukturierung durch Kapitel und Inhaltsverzeichnisse
  • Komprimierung von Bilddateien
  • Einfügen von Wasserzeichen, Kommentaren und Sperrvermerken
  • Zugriffsbeschränkungen und Passwortschutz
  • und vieles mehr

Mit dieser Auswahl an Optionen heben Sie die Verwaltung Ihrer ehemaligen Papierdaten auf ein völlig neues Niveau. Finden Sie mit wenigen Mausklicks jede Information, für die Sie vorher stundenlang im Archiv suchen mussten. Mit dem Schließen der Datei ist die Ordnung im Verzeichnis wieder hergestellt. Ein "schleichendes Chaos", wie es in vielen Archiven zu finden ist, wird durch die Digitalisierung zuverlässig vermieden. Übrigens: Auch wenn Sie schon über ein digitales Archiv verfügen, helfen wir Ihnen gerne bei sinnvollen Upgrades. Sprechen Sie uns an, wir zeigen Ihnen was heute alles möglich ist.

Redundante Ablage für maximale Datensicherheit

Nach der Digitalisierung ist vor der Datensicherung. Wir beraten Sie auch nach dem Übertrag Ihrer Hardcopys in ein maschinenlesbares Dateisystem. Einmal digitalisiert, lässt sich ein Archiv mit einem Mausklick kopieren und sichern. Jedoch kann man bei diesem Prozess auch viel falsch machen. Vertrauen Sie uns deshalb auch beim Datenhandling. Mit intelligenten redundanten und selbst aktualisierenden Systemen haben Sie nur Vorteile. Ihr Dateisystem bleibt immer auf dem neuesten Stand und es gehen keine Daten verloren. Die digitale Steuerkanzlei hilft Ihnen dabei, Ihre Daten dauerhaft zu schützen.

Soll man wirklich restlos alles digitalisieren?

Manchen geht der Verlust der haptischen Papierdokumente etwas zu weit. Hierfür bieten wir eine Lösung an. Um die Frage zu beantworten: Ja, man sollte wirklich alles restlos digitalisieren, was digitalisierbar ist. Sensible Dokumente wie beispielsweise Verträge oder Zertifikate sollten Sie aber dennoch als Hardcopy behalten. Im Zuge eines Digitalisierungsauftrags können wir Ihnen auch zu den sensiblen Dokumenten eine Lösung anbieten, die Sie überzeugen wird.

Mit der Laminierung Ihrer wichtigsten Unterlagen werden Ihre Hardcopys dauerhaft gegen Oxidation, Vergilbung, Wasserschäden und Schädlingen geschützt. Darüber hinaus beraten wir Sie, wie Sie Ihre wichtigsten Dokumente gegen Feuer schützen. Die digitale Kopie steht Ihnen dann im schlimmsten Fall immer noch als Sicherung zur Verfügung.

Schaubild Akten scannen

Digitalisierung ist Vertrauenssache!

Die Digitale Steuerkanzlei ist Ihr vertrauenswürdiger Partner. Vertrauen Sie uns und unserer Erfahrung. Wir haben bereits hunderten Unternehmen durch unsere nachhaltige Dienstleistung zu einen deutlichen Effizienzgewinn geführt. Nutzen Sie die Technologien, das Know-how und das Verantwortungsbewusstsein, das Ihnen die digitale Steuerkanzlei bietet. Sie erhalten von uns ein umfassendes Dienstleistungspaket, das keine Fragen mehr offenlässt. Wühlen Sie nicht mehr umständlich in verstaubten Akten, sondern nutzen Sie die Möglichkeiten der modernen Technologie. Mit der sauberen Umsetzung durch die Digitale Steuerkanzlei haben Sie endlich Ordnung in Ihren Daten. Greifen Sie auf archivierte Informationen in Sekundenschnelle zu und nutzen Sie den Erfahrungsschatz Ihres eigenen Unternehmens. Mit unserer Dienstleistung sind Effizienzgewinne, Datenschutz und Kostenreduktion garantiert. Wir freuen uns auf Ihren Anruf.