Personalakten digitalisieren fördert die Fürsorge

Als Unternehmer hat man eine besondere Fürsorgepflicht gegenüber seinen Mitarbeitern. Das oberste Gebot ist dabei die Bewahrung der Fairness. Das Personalakten Digitalisieren erleichtert den Umgang mit dem Team erheblich. Diese Dokumente unterliegen aber auch einem besonderen Datenschutz. Deshalb muss das Digitalisieren von Personalakten den strengen Forderungen der DSGVO genügen. Wir helfen Ihnen dabei, die Digitalisierung von jeder Personalakte unter Einhaltung aller Vorschriften umzusetzen. Nutzen Sie mit unserem Scanservice alle Vorteile, welche die elektronisch aufbereiteten Unterlagen bieten.

Personalakten digitalisieren nach DSGVO - mit uns bleiben Sie rechtssicher

Sie möchten Ordnung in Ihre Personalakten bringen, aber fürchten negative Rechtsfolgen? Dann kommen Sie zu uns. Wir beraten Sie umfassend, wie Sie mit den sensiblen Daten Ihrer Mitarbeiter umgehen und DSGVO-Verstöße vermeiden. Anschließend setzen wir mit unserem Scanservice die rechtssichere Digitalisierung der Personalakten um. Schließlich stehen wir Ihnen auch in Fragen der Speicherung, Sicherung und Zugriffsrechte rund um die digitale Personalakte zur Verfügung. Für jeden dieser Punkte gibt es spezielle Anforderungen. Kommen Sie zu uns und nutzen Sie die Vorteile der maschinenlesbaren Informationen im Personalbereich.

Was ist die digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist kein Ersatz, sondern nur eine Ergänzung zur Papierakte. Mitarbeiter bezogene Daten sind besonders sensibel und unterliegen einem hohen Datenschutz. Das bedeutet für die digitale Personalakte vor allem eines: Jede Datei muss ein Hardcopy-Gegenstück haben, sonst wird sie bedeutungslos und ungültig. Taucht in der digitalen Personalakte beispielsweise eine Abmahnung auf, für die sich kein Papier-Original finden lässt, ist sie damit rechtlich nicht existent.

Darüber hinaus unterscheidet sich die digitale Personalakte nicht von ihrem haptischen Gegenstück. Sie unterliegt den gleichen arbeitsrechtlichen Vorschriften. Die Personalakte hat typischerweise folgende Informationen zum Inhalt:

  • Arbeitsvertrag

  • Beurteilungen

  • Krankmeldungen

  • Stammdaten

  • Urlaubsmeldungen

  • Bewerbungsunterlagen

  • Abmahnungen

  • Inhalte von Mitarbeitergesprächen

Das Abspeichern von Daten, die dem Mitarbeiter negativ ausgelegt werden können, ist eingeschränkt. Aus der hohen Sensibilität dieser Informationen geht hervor, dass sie besonders stark geschützt werden müssen. Papierakten dieser Art sind in abschließbaren Schränken aufzubewahren. Bei der digitalen Personalakte stellt die DSGVO besonders hohe Anforderungen an Verschlüsselung und Zugriffsberechtigung.

Personalakten digitalisieren bei Documaxx

Wir sind ein zertifizierter Dienstleister für das Personalakten Digitalisieren. Unsere Geräte sind nicht nur für das Einscannen von Belegen zugelassen. Auch die maschinenlesbare Erfassung sensibler Mitarbeiterinformationen ist durch unsere Druckerei in Wolfsburg legal und rechtssicher.

Die einfachste Form vom Personalakten Digitalisieren ist das Einscannen als Bilddatei. Mit einer Speicherung als PDF werden die Dokumente plattformübergreifend lesbar. Darüber hinaus können wir Ihnen noch folgende Optionen anbieten:

  • OCR Texterfassung
  • Verschlüsselung und Wasserzeichen
  • erweiterte PDF-Optionen

Die OCR-Texterfassung macht ein Dokument maschinenlesbar. Sie können damit beispielsweise einen Lebenslauf nach einem bestimmten Schlagwort durchsuchen.

 

Die Verschlüsselung, z. B. als Passwortschutz ist bei einer digitalen Personalakte verpflichtend.

 

Das PDF-Format bietet Ihnen darüber hinaus noch eine Fülle weiterer Möglichkeiten zur intelligenten Aufbereitung der Informationen.

Schaubild Akten scannen

Personalakten digitalisieren - Ihre Vorteile

Das Digitalisieren von Personalakten beschleunigt die Verfügbarkeit und die Auswertung der Informationen erheblich. In der realen Welt genügt ein verloren gegangener Schlüssel oder ein beschädigtes Schloss, um den Zugriff auf die Personalakte zu unterbinden. Das Personalakten Digitalisieren bietet Ihnen den Vorteil des schnellen Zugriffs auf die sensiblen Informationen. Da können Sie auch mal den Schlüssel zum Aktenschrank vergessen haben, die Akten bleiben dennoch für Sie einsehbar.

Personalakten Digitalisieren ist Vertrauenssache

Bringen Sie Ordnung in Ihre Personalakten und nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung. Mit maschinenlesbaren Informationen haben Sie einen schnellen Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten. Gestalten Sie das nächste Personalgespräch effizienter. Blättern Sie nicht mehr umständlich in Akten herum, sondern konzentrieren Sie sich auf die Ziele des Meetings. Mit einer guten Vorbereitung und verfügbaren Informationen schaffen Sie Vertrauen und wecken Sie Potenziale bei Ihren Mitarbeitern. Überlassen Sie uns die Digitalisierung Ihrer Personalakten. Wir stehen für sie mit Erfahrung, Kompetenz und vor allem der erforderlichen Diskretion bereit. Mit unserer Dienstleistung verschlanken Sie Ihr Mitarbeiter-Management und steigern Sie die Effizienz, ohne dabei den rechtlichen Rahmen zu gefährden. Rufen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen, was heute mit der digitalen Personalakte möglich ist.